Извечный спор между бухгалтерским «нельзя» и хозяйским «оплати» часто оканчивается фразой «если нельзя, но очень хочется, то можно». Ни для кого не секрет, что многие предприниматели - владельцы бизнеса, воспринимают деньги на счетах как собственность (до уплаты налогов и выплаты дивидендов). С этим восприятием часто связан соблазн потратить эти деньги с расчетного счета на личные нужды.
Иногда искушение побеждает, и суммы списываются, учитываются в расходах и находят отражение в декларации по налогу на прибыль. При проверке налоговые инспектора ох… как удивляются такой «наглости» и у них возникают вопросы, связанные с обоснованностью несения таких "личных" расходов, так как они уменьшают долю уплачиваемого в бюджет налога на прибыль.
Сегодня мы расскажем, как доказать правомерность несения подобных расходов на примере покупки руководителю компании дорогого костюма.
Самый важный критерий правомерности - экономическая обоснованность затрат, которая должна подтверждаться документально. Так, например, если подотчетным лицом общества (руководителем) приобретались брюки, сорочки, пальто, туфли, пиджак, куртка, ботинки (деловой костюм), то следует представить трудовой договор, в котором установлена обязанность работодателя возместить расходы, которые руководитель несет в связи с исполнением трудовых обязанностей. К ним относятся, в том числе, расходы, связанные с поддержанием делового стиля руководителя и имиджа предприятия.
Также не лишним будет наличие:
- приказа организации необходимости приобретения делового костюма с целью поддержания делового стиля руководителя и имиджа предприятия;
- документов о поступлении костюма в собственность работодателя, а не работника (работник всего лишь эксплуатирует приобретенный костюм);
- документа об установленном сроке эксплуатации костюма (например, 2 года)
Подобные затраты не должны носить чрезмерный характер. Это означает, что они не должны быть слишком дорогими. Для того, чтобы доказать факт чрезмерности несения затрат, налоговый орган может произвести различные контрольные мероприятия:
- анализ выписок с расчетного счета Общества и его руководителя для получения данных о приобретаемых предметов для личных нужд и стоимости расходов на них;
- допросы руководителя и иных должностных лиц юридического лица (некоторые из них могут по простоте душевной сказать о том, что директор часто приобретал за счет компании вещи для личного пользования);
- экспертизу средней стоимости подобных затрат в соответствующем регионе (в случае, если размер затрат является достаточно большим, и налоговому органу нужно сильное доказательство его чрезмерности). Так что стоит помнить об этом.
«Личные» расходы обязательны к документальному подтверждению. Это правило вроде бы известно всем предпринимателям, однако, им иногда пренебрегают. В частности, это связано, например, с регулярными списаниями небольших сумм с расчетного счета «по мелочи» на личные нужды.
Документы о несении расходов не сохраняются (за исключением банковской выписки), но сведения о них подаются в декларации по налогу на прибыль. Однако, за 3 года общая сумма таких «мелких» расходов может быть значительной, что является лакомым куском для налогового органа при отсутствии документального подтверждения их несения. Но это уже вопрос финансовой дисциплины в организации.
По итогам публикации можно дать следующую рекомендацию: осуществление «личных» расходов за счет компании не является табу. Для этого всего лишь нужно соблюсти несколько условий правомерности их несения на расходы. Кстати, для тех кто сейчас с сомнением читает эти строки: данный пост навеян арбитражным делом в пользу налогоплательщика, № А60-31602/2019
А вам приходится сталкиваться с личными расходами, оплаченными организацией?
