Перекидывать друг другу деньги на банковские карты без особых последствий пока еще могут обычные граждане. Но если денежные потоки текут к физлицам от юрлица или ИП и это не зарплата – это становится опасным.
Скажем, перечисляет компания суммы на карту своего директора. Мало ли какие расходы ему понадобится совершить для представительских целей? Сводить деловых партнеров на бизнес-ланч. Купить красивый галстук перед важной встречей. Залить бак бензина. И как-то по умолчанию эти перечисления считаются подотчетными суммами. По факту же никакими документами директор не отчитывается либо делает это крайне нерегулярно.
В отсутствии первички, доказывающей деловую цель перечислений и произведенных расходов, как раз и заключается проблема. При этом электронный след от таких операций всегда остается, и его при желании отлично видит налоговая.
Искать вдогонку объяснения своим действиям и ссылаться на то, что подтверждающие документы «сгрызли мыши», - так себе идея. Вот что бывает, если ею воспользоваться.
Проведя выездную проверку ООО «Монтажная строительная компания», налоговики обнаружили, что ООО систематически (ежедневно!) перечисляло на банковские карты директора и главбуха деньги, а также выдавало им наличные из кассы. По банковским и кассовым документам это был самый настоящий подотчет, но на деле он оказался липовым. А значит, у физлиц возник налогооблагаемый доход и относиться к нему надо соответствующе. Компании предложили доплатить в бюджет НДФЛ и доначислили страховые взносы. В общей сложности набежала сумма 9,2 млн руб. плюс 1,7 млн руб. пеней и 928 тыс. руб. штрафов.
Все четыре судебные инстанции поддержали налоговиков (Определение ВС РФ от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792 по делу №А66-6506/2019). Хотя налогоплательщик до последнего стоял на своем.
Аргументы налогоплательщика:
- То обстоятельство, что работник вовремя не отчитался по выданным средствам, говорит лишь о нарушении порядка ведения кассовых операций и не подтверждает, что подотчетные суммы стали доходом сотрудника.
- Суммы выдавались в подотчет с целью выплаты зарплаты работникам на территориально удаленных строительных участках. Возврат подотчетных сумм и выдача этих же сумм как зарплаты отражены в кассовой книге.Значительная часть первички и авансовых отчетов уничтожена.
Аргументы налогового органа и судов:
- Расходование большинства подотчетных сумм не подкреплено авансовыми отчетами и первичкой. Документы, подтверждающие приобретение, оплату и оприходование товарно-материальных ценностей, отсутствуют. К авансовым отчетам не приложены командировочные удостоверения и приказы о направлении работников в командировку. По ряду авансовых отчетов представлена одна и та же первичка.
- В расчет 6-НДФЛ компания включила только суммы зарплаты, перечисленной на банковские карты сотрудников. Выплата зарплаты из подотчетных сумм не отражена.
- Выданные суммы директор переводил 48 гражданам, из которых 22 являются работниками компании. Доказательств того, что деньги на условиях возвратности выданы должностным лицом, представляющим ООО, нет.
- Ссылаться на уничтожение документов как объективную причину нельзя, поскольку компания создала комиссию для служебного расследования по этому инциденту только после начала выездной проверки (как минимум спустя год).
Из 35,1 млн руб., которые получил директор, и 9,2 млн руб., выданных главбуху, документально подтвержденными оказались расходы лишь на сумму 4,6 млн и 412 тыс. руб. соответственно. Все остальное суды отнесли к доходу физлиц, и неважно, что какие-то суммы потом перечислялись другим.
Вывод. Деньги на банковские карты сотрудников вряд ли стоит переводить бесконтрольно. Оперируя подотчетными суммами, надо как минимум озаботиться надлежащим и своевременным подтверждением расходов. Иначе в их реальность налоговики не поверят, а такое недоверие чревато доначислениями.
А вы в каком виде переводите сотрудникам деньги на карту (кроме зарплаты)?
Если вам необходима помощь в решении налоговых вопросов - ознакомьтесь с нашими услугами.
