Зачастую директор и собственники бизнеса распоряжаются средствами компании как своими личными, хотя локальными нормативными актами такой обязанности не предусмотрено. Такая ситуация опасна, в общем-то, для всех: директора, собственника и главбуха. Проводя личные расходы руководителя как расходы компании есть риск столкнуться со следующими ситуациями:
Искажение налоговой отчетности, что может привести к нежелательным пени и штрафам от налоговой инспекции
Искажение финансовой отчетности, что может привести к проблемам директора и главбуха, если директор – не единственный участник или наемный работник
Наиболее часто встречается ситуация, когда директор – единственный собственник компании – расходует ее денежные активы на личные нужны под эгидой: «тут все мое, трачу деньги на что хочу». Таким образом, изымаются деньги необходимые для своевременного выполнения обязательств компании. Сегодня руководитель берет деньги на личные нужды, а завтра оказывается не в состоянии расплатиться ни с контрагентами, ни с государством. Контрагент будет взыскивать неустойку, а налоговые органы и фонды - пени и штрафы.
Оформляются личные нужды директора обычно следующими способами:
-Незакрытый подотчет, который ведет к нарушению кассовой дисциплины и, хотя не установлено санкций, есть риск, что инспекторы и контролеры из фондов сочтут «просроченный» подотчет доходом директора. Тогда они начислят директору НДФЛ по ставке 13% (или 30% — если он нерезидент) и страховые взносы, которые большинство компаний платит по ставке 30%.
-Траты директора замаскированы под расходы компании и учтены при налогообложении. В такой ситуации организация никак не избавится от уплаты налога на имущество, при этом всегда остается риск, что налоговые органы оспорят обоснованность расходов и доначислят налог на прибыль, НДС, если он принимался к вычету, НДФЛ, страховые взносы, а также пени и штрафы по этим налогам.
-Личные траты директора списаны как расходы организации, не учитываемые при налогообложении. Иными словами, эти расходы не уменьшили налогооблагаемую прибыль, а НДС по ним не был заявлен к вычету. Однако и это не гарантирует, что инспекторы не заинтересуются ими. Если расходы не связаны с деятельностью компании, они могут заинтересовать инспекторов, проверяющих НДФЛ и контролеров фондов. Если они обнаружат, что это расходы в пользу директора, то доначислят НДФЛ и страховые взносы.
Как быть в такой ситуации? Вполне логичный вариант – возмещать компании суммы, потраченные на себя, но как?
Сейчас ответим:
-Совершать покупку на имя директора, указывая что организация платит за директора и после вносить недостающую сумму наличными средствами или вычитать из зарплаты.
-Оформлять документы на покупку на имя компании, в такой ситуации понадобится распоряжение директора с обязательством возмещения компании суммы покупки с указанием срока и способа возвращения, а после списать задолженность.
-Одним из каверзных, но имеющих место быть на практике вариантов является также оформление на имя компании покупок, которые в теории могли бы быть сделаны, например, предметы обихода – чайники, стулья, растения. Однако, можно столкнуться с инвентаризацией от налогового органа при проведении выездной налоговой проверки.
Суммируя, хотелось бы подчеркнуть, что средства компании – это средства направленные именно на выполнение ЕЕ деятельности; помните, что директора компаний – не ИП, чьи счета неразделимы. Во избежание неудобных ситуаций просто выплачивайте директорам дивиденды чаще, по итогам промежуточных отчетных периодов (или пользуйтесь другими описанными нами ранее методами – на свое усмотрение и сознательность).
