Сегодня речь пойдет о достаточно распространенном явлении – отсутствии первичных документов от поставщиков и о том, что с этим делать. За свою более чем 30-летнюю практику я попадал в ситуацию, когда нет первичных документов десятки, если не сотни раз. Попробую описать самые яркие моменты, может быть в них вы узнаете себя.
Контрагент ХЗ. Принимаем мы как-то бухгалтерию у штатного бухгалтера, который уходит из фирмы. В 1С оборотке видим кредиторку от контрагента Х3. Проваливаемся в сделку – в один из отдаленных кварталов. Там документ на получение на несколько миллионов транспортных услуг. Сверяемся с описью – первички нет. Просим пояснить бухгалтера. Ответ гениален: «директор сказал, что прибыль и НДС уменьшены на такую-то сумму, а на мой вопрос от кого ответил, что Хрен Знает, вот я и поставила контрагента ХЗ». Это было до того, как стали подавать книги покупок-продаж.
Думали не пригодится. Тоже история из древних времен конца нулевых годов. Фирмы тогда редко жили больше трех лет (что бы не попасть под проверку). И вот одному бизнесмену понадобилось на свою двухлетнюю фирму получить кредит. Но с документами у них было все туго. По словам директора, они думали, что документы им не пригодятся и просто выкидывали их, что бы не мешали в офисе. И тут потребовалось восстановить бухгалтерию (именно эта задача была отдана на аутсорс).
Документы не доехали. Десятки однотипных историй за последние три года. Документы в книге покупок-продаж отражены, есть номера и суммы, а вот с оригиналами – беда. Типичное объяснение, что поставщики никак не пришлют. Вот такие суровые у многих бизнесменов поставщики.
Почему это проблема? Так получается, что чаще всего отсутствуют документы, которые должны были быть получены не от самых лучших представителей бизнес-сообщества. Вряд ли кто-то из них получил бы почетную грамоту от налоговой инспекции. Вместо грамоты их покупатели получают требования о представлении документов, где налоговая, не стесняясь в выражениях, обзывает таких поставщиков сомнительными.
Что делать? В идеальном мире, я бы написал, что не стоит работать в таких организациях, у которых есть проблемы с документами. А если работаете, то поступать как положено по закону: нет документов – нет проводок. Но это в идеальном мире, где розовые единороги пасутся на радуге. В действительности, только единицы бухгалтеров и аутсорсеров, работающие в малом бизнесе, могут позволить себе быть принципиальными. Чаще всего приходится выкручиваться.
Нужда в оригиналах возникает не часто, а вот копии документов периодически могут понадобиться. Спешу сообщить, что за подделку документов есть уголовная ответственность. Вот что об этом говорит Пленум ВС: «Подделкой официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей… признается… изготовление нового официального документа, содержащего заведомо ложные сведения». Про копии вроде ничего нет, но… Лучше, конечно, эту ответственность переложить на бенефициара работы с такими поставщиками, которые подолгу не представляют документы.
Документы могут пасть жертвой обстоятельств непреодолимой силы: потоп, пожар, прожорливые крысы. Проблему отсутствия документов это не решает, но снимает ответственность с бухгалтера или аутсорсера за их отсутствие (или непредставление). Есть только несколько «но». Странно и неправдоподобно выглядит ситуация, когда в пожаре или потопе погибли выборочные документы. Да и от восстановления документов никто не освободит и правдоподобности сделке не придаст.
Ну и самый универсальный способ – это при истребовании документов получить отсрочку в виде грамотного отказа в представлении. В большинстве случаев это не решит проблему так, чтобы от вас отстали, но появляется где-то месяц на восстановление первички в режиме «вот и жареный петух клюнул» (очень стимулирует бизнесменов).
А вам приходилось сталкиваться с отсутствием первичных документов, когда их запрашивает налоговая?
