Как избавиться от подотчета. Без налогов.
Накопление подотчетных сумм, зачастую, непрекращающаяся головная боль бухгалтеров фирм, где директор-собственник вольно подходит к вопросу «мне нужна наличка». Что бы не тратиться на услуги «профессиональных поставщиков кэша», которые сейчас довольно дороги, деньги просто снимаются в кассу. А для того, что бы ответственность за несуществующие остатки не висели на бухгалтере, оформляется выдача под отчет директору.
Почему же эти долги являются головной болью бухгалтера? Потому, что любая проверка признает эту задолженность доходом директора с доначислением налогов. А списывались деньги в подотчет как раз для того, что бы избежать лишних расходов. Подтверждением серьезности проблемы может служить дело № А66-6506/2019, где налогоплательщик оспаривал (в том числе) доначисление более 4 млн. рублей страховых взносов с сумм выданного подотчета по которому отсутствовали документы подтверждающие израсходование денег.
Организация многократно выдавала денежные средства из кассы и перечисляла на личные счета директору и главному бухгалтеру, а когда пришла проверка, сальдо по 71 счету оказалось обнуленным, но документов, подтверждающих покупки не оказалось. Не удивительно, что налоговая инспекция посчитала данные суммы доходом сотрудников. Со всеми вытекающими налогами.
В интернете дают советы, как списать подотчетные суммы, типа «пять способов списать накопленный подотчет директора». При ближайшем изучении эти способы оказались не очень-то и выгодными. Разберем эти советы:
- Начисление дивидендов. Для этого нужна чистая прибыль с начисленным налогом (20% потерь) и удержание НДФЛ 13%. Слишком дорогое списание. Не подходит.
- Начисление компенсации за использованное имущество. Безналоговый способ в пределах ограниченных сумм. Если у директора в подотчете цифра с 6 нулями, то компенсации можно начислять столетиями, если это конечно не компенсация за личный Боинг-737, который используется для служебных поездок
- Материальная помощь. Не облагается НДФЛ всего 4 000 рублей в год плюс страховые взносы. Есть безлимитные суммы в связи со смертью близких родственников, но это не та модель развития событий, которую хочется обсуждать. Совсем непонятный способ.
- Заём. Тоже сомнительный способ. Деньги все равно надо возвращать (когда-то). Если заем беспроцентный, то с экономии на процентах необходимо платить налог (35% от 2/3 ключевой ставки). Если процентный, то проценты или надо выплачивать или будут копиться к окончанию договора
- Личные расходы директора. Совет попросить директора приносить чеки, полученные при покупке вещей для личного пользования, имеет смысл, но опять же не решает проблему глобально и добавляет бухгалтеру развлечения в стиле «придумай, как это списать в расходы». Или «как третий раз за год поменять мебель в офисе»
Есть правило «критикуешь – предлагай», но списание денег из подотчета это чаще всего индивидуальная история, которая требует понимания текущих остатков по счетам. Как заметила вчера в чате Ирина 🇷🇺 «Вопрос интересный. Простой и так же сложный. Единственное. Сыр бесплатен в мышеловке. … По секрету скажу и на ушко, такие вопросы не задают громко».
Если подходить чисто теоретически к данному вопросу, без привязки к деятельности вашей фирмы, то глобально существует всего два способа. С точки зрения баланса, деньги, выданные в подотчет, является ликвидным активом. Что бы убрать эту строку, необходимо или обменять на менее ликвидный актив (или совсем неликвидный) или уменьшить пассив. Желательно «мертвый».
В принципе сказанного достаточно для того, что бы сесть и придумать безналоговую безопасную схему. Но если вам необходима помощь в решении данного вопроса, то можно написать боту Лизе и договориться на консультацию, где будет найдено решение конкретно под вашу ситуацию.
«Схема, которую знают все – не схема, а статья» (С)
