Таких ситуаций, конечно, много. Но мы опять про налоги и все, что с ними связано. Если у вас есть удаленные сотрудники, вы решили поступить по правильному и выплачиваете им компенсацию за использование личного имущества, это и есть причина легкой головной боли.
Первое, с чем предстоит определиться: какие именно расходы удаленщиков намерена возмещать компания. Здесь все вроде бы ясно. Если в офисе рабочим местом сотрудника был стол, стул, компьютер и телефон, то при работе из дома компенсируется использование личного ноутбука, ну и максимум мобильной связи. Но не тут-то было.
Кто-то пользуется специальным компьютерным оборудованием, кто-то – купленными за свои деньги программами. Да мало ли какая еще техническая начинка и периферия нужна для ударной работы. Тем более, что нормы ст. 312.6 ТК РФ допускают выплату таких компенсаций.
А если аппетиты удаленщиков начинают расти, возникают более экзотические случаи. Как вам нравится, например, перспектива оплаты за удаленного работника коммунальных услуг? Ноутбук потребляет электричество, подключен к Интернету, да и вообще в рабочее время человек ходит уже не в домашний туалет, а в рабочий. И это, опять же, расход воды в служебных целях.
При большом желании под нормы ст. 188 ТК РФ можно и компенсацию на коммунальные расходы подвести. Квартира или загородный дом – тоже личное имущество, а оплата удаленщиком коммунальных услуг – чем не расходы, связанные с использованием такого имущества в интересах работодателя. Но этот вариант, прямо скажем, на любителя. Мы - все же сторонники принципа разумной необходимости.
После того, как перечень возмещаемых расходов (с указанием подтверждающих их документов) составлен и утвержден, возникает второй вопрос: а нужно ли платить с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы? Официальные органы уверяют, что нет (письма Минфина России от 11.01.2022 № 03-04-06/263, ФНС России от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@). Но, чтобы не возникло недоразумений, а налоговики не соблазнились искать в этом месте ваши огрехи, надо выполнить еще два условия.
- Размер компенсации удаленщику должен быть установлен в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).
- Удаленщик принес вам нужные документы, которые подтверждают приобретение имущества и несение по нему расходов в служебных целях.
Ну и под занавес появляется третий вопрос: если компания возмещает удаленщику расходы на используемое имущество (к примеру, стоимость мобильной связи или лицензии на некую важную для работы программу), а сотрудник пользуется оплаченными благами в своих личных целях, как здесь быть с налогом? Уже платить. У работника, получившего компенсацию, возникает доход в натуральной форме, а он облагается НДФЛ (Письмо Минфина России от 30.09.2021 № 03-04-05/79075).
Так что при смешанном использовании удаленщиком личного имущества главный акцент нужно сделать на документальное подтверждение фактических расходов, связанных с работой. Если такие доказательства есть (допустим, выписка от мобильного оператора, из которой ясно, кому и как часто звонил сотрудник), можно не уплачивать НДФЛ хотя бы с части компенсации. А вот разделить воду на личное и служебное потребление вряд ли получится, тем более подтвердить это какими-то бумажками из ЖЭКа. Значит, и НДФЛ с такой экзотической компенсации платить придется.
А вы компенсируете удаленным работникам использование личного имущества?
Читайте больше интересных статей в нашем блоге
