Выемка документов. Законно это или нет. Обоснования ИФНС

В ходе выездной налоговой проверки инспекция вправе проводить выемку документов и предметов (ст. 94 НК РФ). В рамках выемки у проверяемой организации могут быть ИЗЪЯТЫ любые ДОКУМЕНТЫ и ПРЕДМЕТЫ, имеющие отношение к налоговой проверке (п. 5 ст. 94 НК РФ).

Обоснование выемки:

• Провести выемку инспекция может только при наличии мотива (обоснования) (п. 1 ст. 94 НК РФ).
• Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 30.05.2018 N Ф10-2225/2017 по делу N А48-5582/2016
• Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 01.03.2016 N Ф10-174/2016 по делу N А54-1021/2015
• Постановления ФАС ЗСО от 20.07.2010 № А70-7913/2009; 9 ААС от 19.12.2011 № 09АП-31510/2011-АК; 8 ААС от 08.04.2010 № А70-7913/2009

1. Например, проведение выемки документов (как подлинников, так и копий) будет обосновано, если организация не представит (несвоевременно представит) документы по требованию инспекции (п. 4 ст. 93 НК РФ).

Кроме того, обоснованным считается проведение выемки подлинников документов, если:

2. Подлинники документов могут изъять, если необходима почерковедческая экспертиза

Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 02.09.2011 N А63-8481/2010, от 27.01.2012 N А53-27001/2010, ФАС Московского округа от 08.02.2011 N КА-А40/17940-10-2, ФАС Северо-Западного округа от 18.05.2010 N А56-33713/2009).

3. для проведения налоговой проверки инспекции недостаточно истребованных ранее копий (абз. 1 п. 8 ст. 94 НК РФ);

4. у инспекции есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены. Так же , если среди ваших контрагентов есть компании-однодневки, то это может быть достаточным мотивом для выемки (подп. 3 п. 1 ст. 31, п. 14 ст. 89, абз. 1 п. 8 ст. 94 НК РФ).,

(Постановления ФАС ЗСО от 20.07.2010 № А70-7913/2009; 9 ААС от 19.12.2011 № 09АП-31510/2011-АК; 8 ААС от 08.04.2010 № А70-7913/2009)

Документальное оформление:

Чтобы провести выемку, инспекция оформляет постановление, форма которого утверждена приказом ФНС России от 8 мая 2015 г. № ММВ-7-2/189.

Выносит постановление инспектор, который непосредственно проводит выездную налоговую проверку (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14 сентября 2009 г. № Ф04-5552/2009(19563-А27-49), а утверждает его руководитель инспекции (его заместитель).

Помимо отметки руководителя инспекции (его заместителя) об утверждении постановления о производстве выемки, в этом документе должны быть указаны:

• дата и место составления;
• Ф.И.О. и должность инспектора, который вынес постановление;
• полное и сокращенное наименования организации (ответственного участника консолидированной группы), в которой проводится выездная проверка, ее ИНН и КПП;
• мотивы проведения выемки;( Постановление 8 ААС от 13.10.2010 № А70-2989/2010
• полное и сокращенное наименования организации, в которой назначена выемка, ее ИНН и КПП;
• описание изымаемых документов (предметов).

Такие реквизиты предусмотрены приложением 19 к приказу ФНС России от 8 мая 2015 г. № ММВ-7-2/189.

Процедура:

Инспекция проводит выемку ПРЕДМЕТОВ И ДОКУМЕНТОВ в присутствии:

• Понятых (2 человека), (п. 2 ст. 98 НК РФ). Не заинтересованные люди.
• представителей организации, в которой проводится выемка;
• специалистов (при необходимости).

Об этом сказано в абзаце 1 пункта 3 статьи 94 Налогового кодекса РФ.

До начала выемки сотрудники инспекции предъявляют постановление о производстве выемки и разъясняют всем присутствующим их права и обязанности (абз. 2 п. 3 ст. 94 НК РФ).

Если представители организации, в которой проводится выемка, отказываются вскрывать помещения и иные места (например, сейф), где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, то инспекция вправе сделать это самостоятельно. При этом сотрудники инспекции по возможности должны избегать повреждений запоров, дверей и иных предметов (например, сейфа). Это следует из положений пункта 4 статьи 94 Налогового кодекса РФ.

Выемку документов и предметов в ночное время инспекция проводить не вправе (п. 2 ст. 94 НК РФ). Ночным признается время с 22 часов вечера до 6 часов утра (ст. 96 ТК РФ).

Изымаемые документы и предметы сотрудники инспекции обязаны предъявлять всем участникам выемки и при необходимости тут же их упаковывать (абз. 1 п. 9 ст. 94 НК РФ).

При выемке налоговики могут провести фото- и видеосъемку, на которой зафиксируют все свои действия: Постановления 9 ААС от 19.12.2011 № 09АП-31510/2011-АК; 8 ААС от 08.04.2010 № А70-7913/2009.

Изымаемые документы и предметы сотрудники инспекции обязаны предъявлять всем участникам выемки и при необходимости тут же их упаковывать (абз. 1 п. 9 ст. 94 НК РФ).

Флешки и диски помещают в опечатываемые пакеты или коробки. Если этого не сделано, то попробуйте обжаловать основанные на результатах выемки доначисления и санкции. Кроме того, вам могут предложить (по аналогии с изъятием документов) скрепить опечатывающую ленту печатью и/или подписью представителя компании - п. 9 ст. 94 НК РФ; Постановление 8 ААС от 08.04.2010 № А70-7913/2009.

Они опечатывают все разъемы и корпус компьютера - Постановление ФАС УО от 29.03.2011 № Ф09-623/11-С2,

Если в ходе выемки сотрудники инспекции изымают подлинники документов, то они должны снять с подлинников копии. Копии заверяет сотрудник инспекции и передает их представителю организации, в которой проводится выемка. Если снять копии одновременно с изъятием подлинников документов невозможно, передать заверенные копии в организацию инспекция обязана в течение пяти рабочих дней после их изъятия. Об этом говорится в абзаце 2 пункта 8 статьи 94 Налогового кодекса РФ.

Изъятые инспекцией документы (подлинники, копии) должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации либо подписью ее представителя. Если представитель организации отказывается поставить печать или подпись на изъятых документах, то инспектор делает об этом отметку в протоколе выемки. Об этом говорится в пункте 9 статьи 94 НК РФ.

Протокол:

Протокол выемки документов и предметов составляется по форме, утвержденной приказом ФНС России от 8 мая 2015 г. № ММВ-7-2/189 (п. 6 ст. 94 НК РФ). Протокол составляется на русском языке (п. 1 ст. 99 НК РФ) и должен содержать в себе следующие данные:

• наименование документа (протокол выемки документов и предметов);
• место и дату составления;
• время начала и окончания выемки;
• должность, Ф.И.О. инспектора, который составил протокол;
• сведения о лицах, которые участвовали в выемке (их Ф.И.О., адрес, гражданство и т. п.);
• сведения об объектах выемки (изъятых документах, предметах);
• подробное описание результатов выемки.

Это следует из положений пункта 2 статьи 99 Налогового кодекса РФ.

Сведения об объектах выемки, указываемые в протоколе, должны содержать:

• наименование изъятого документа или предмета;
• количество изъятых предметов;
• индивидуальные признаки изъятых предметов;
• стоимость изъятых предметов (если есть возможность ее определить).

По усмотрению инспекции сведения об изъятых документах и предметах могут быть отражены не в самом протоколе, а в прилагаемых к нему описях. Об этом говорится в пункте 7 статьи 94 Налогового кодекса РФ.

Протокол подписывают все лица, которые принимали участие в выемке. При этом и понятые, и представители организации, и приглашенные инспекцией специалисты могут внести в протокол или приложить к нему свои замечания. Об этом говорится в пункте 3 статьи 99 Налогового кодекса РФ. Копия протокола о выемке вручается под расписку представителю организации, в которой проводилась выемка, или высылается в адрес этой организации (п. 10 ст. 89 НК РФ).

Необходимо знать все требования Налогового кодекса РФ, При нарушении выемку можно признать не законной. Требования установлены в Статье 94 НК РФ.

Суды признают выемку незаконной, если:

• в нарушение пункта 1 статьи 94 Налогового кодекса РФ постановление о производстве выемки вынес не инспектор, участвующий в проверке, а руководитель инспекции (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14 сентября 2009 г. № Ф04-5552/2009(19563-А27-49));
• в нарушение пункта 1 статьи 94 Налогового кодекса РФ в постановлении о производстве выемки не указан мотив (см., например, определения ВАС РФ от 9 июня 2008 г. № 7483/08, от 6 марта 2008 г. № 2652/08, постановления ФАС Центрального округа от 22 февраля 2008 г. А48-1613/07-15, Волго-Вятского округа от 13 ноября 2007 г. № А11-13963/2006-К2-21/874/18, Западно-Сибирского округа от 28 октября 2009 г. № А70-8990/2008, от 14 сентября 2009 г. № Ф04-5552/2009(19563-А27-49), от 19 января 2009 г. № Ф04-8162/2008(18805-А03-15), Московского округа от 29 августа 2008 г. № КА-А41/7870-08, от 12 июля 2006 г. № КА-А40/6276-06);
• в нарушение положений абзаца 1 пункта 3 статьи 94 Налогового кодекса РФ выемка проведена без участия представителя организации (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23 апреля 2004 г. № А10-5073/03-11-Ф02-1259/04-С1);
• в нарушение пункта 4 статьи 93 Налогового кодекса РФ выемка документов проведена без их предварительного истребования у организации (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 1 июля 2009 г. № Ф04-3822/2009(9598-А70-41), Уральского округа от 5 мая 2009 г. № Ф09-2711/09-С3).

Признание выемки незаконной дает право организации требовать от инспекции возврата изъятых документов и предметов.

Что можно посоветовать в рассмотренной ситуации?

1. Не держите на бухгалтерском компьютере критически важную коммерческую информацию (технологии, рецептуры, базы данных по покупателям и т. д.), а также личные файлы.
2. Регулярно чистите электронную почту, корзину, загрузки и жёсткие диски компьютеров. Важную информацию можно скопировать в «облако», а с жёстких дисков и из электронной переписки информацию нужно удалить;
3. Не пользуйтесь сервисом автоматического входа в аккаунты и «запоминания паролей». Этот сервис есть в браузере Google Chrome. Благодаря нему логины и пароли автоматически вводятся в нужные поля на сайтах и сервисах, где требуется аутентификация. Это очень удобно во время работы. Но сотруднику инспекции эта функция позволит элементарно зайти в сервис под видом сотрудника компании и получить информацию;
4. Делайте резервную копию программы на другом компьютере, дабы выемка не парализовала работу. Еще лучше организовать работу через удаленный сервер, к которому у налоговиков физически не может быть доступа.

Если в компании дело дошло до выемки документов - настоятельно рекомендуем вам обратиться к сертифицированным налоговым консультантам. Они помогут вам разобраться во взаимодействии с ИФНС пока ситуация не усугубилась. С 2012 года ООО "НПК" занимается защитой интересов бизнеса во взаимодействии с ИФНС. Мы знаем, что будут искать инспектора ИФНС в каждом конкретном случае. Звоните нам на 8800-550-18-84 и мы поможем вам защитить бизнес от претензий ИФНС.